Data terbaru
sesuai penelitian Gartner yang dipublikasikan oleh ERP Global Report tahun 2010. Dalam publikasi tersebut Gartner mengemukakan beberapa tentang
proyek investasi dibidang IT khususnya ERP, yaitu 57% proyek ERP gagal memenuhi
target waktu, 54 % diantaranya menghabiskan lebih dari batas anggaran yang
ditetapkan. 41% dari keseluruhan proyek ERP yang diteliti ternyata tidak dapat
memenuhi target manfaat bisnis yang dijanjikan dan 47% lainnya bahkan mengalami
kegagalan operasional pada saat sistem telah dijalankan. Dan hal ini
menyebabkan kerugian yang sangat besar sehingga mengganggu aktifitas proses
bisnis dan finansial perusahaan.
Untuk
mengantisipasi itu semua maka diperlukan sebuah metode pengawasan secara menyeluruh,
bukan saja sebagai pengawas proyek ketika proyek IT berlangsung, tetapi
pengawasan yang bersifat menyeluruh mulai awal akan di lakukan inisialisasi
proyek sampai ketika proyek berlangsung, kemudian proyek itu siap di implementasikan sebagai
sebuah sistem baru di perusahaan. Pengawasan proyek IT secara menyeluruh tentu
dimaksudkan untuk mengurangi indikasi resiko gagal yaitu memenuhi target waktu,
biaya yang dikeluarkan lebih besar dari anggaran yang ditetapkan, kualitas dari
proyek IT yang dihasilkan tidak sesuai kebutuhan perusahaan dan proyek IT yang
ter-implementasi
tidak dapat memenuhi target manfaat bisnis sebagaimana yang dijanjikan bagi
perusahaan. Tata kelola ini juga
berfungsi untuk memetakan fungsi-fungsi mana saja dalam sebuah proyek IT yang
memerlukan penekanan khusus dalam sebuah proses pekerjaan, sehingga perusahaan
akan terhindar dari sebuah kerugian proyek yang belum terlihat.
Key word : pengawasan proyek, investasi IS/IT, resiko
gagal,tata kelola.
1.
Pendahuluan
Proyek teknologi informasi yang dikembangkan ataupun berkembang di
perusahaan maupun di institusi selama ini sering hanya berlatar pada framework
acitivities (penekanan bagaimana software berhasil dibuat) sehingga banyak
sekali aplikasi yang telah dibuat pada akhirnya menjadi sampah teknologi
khususnya software yang akhirnya menjadi beban tersendiri bagi perusahaan atau
institusi yang telah investasi banyak. Penekanan yang dilakukan oleh perusahaan
pembuat software seringkali akan menjadi beban di kemudian hari bagi perusahaan
pemilik proyek IT itu, hal ini disebabkan adanya pemaksaan untuk dilakukan
pembuatan sistem tanpa melihat secara jauh bahwa sistem tersebut akan
mempengaruhi budaya perusahaan itu sehingga secara kinerja akan mempengaruhi
perusahaan dalam memperoleh profit atau secara bahasa ekonomi mengacaukan
proses bisnis yang sedang berlangsung.
Salah satu contoh yang sekarang ini sedang banyak kasus adalah
tentang pembuatan website. Website yang di buat menjadi tidak berguna ketika
ternyata sifat website tersebut hanya statis atau hanya berisi informasi saja, tanpa kemudian bisa
dimanfaatkan untuk proses menunjang bisnis perusahaan. Kesalahan terbesar awal pembuatan website adalah
ketika perusahaan tersebut hanya ingin tampil di dunia maya atau memiliki
alamat di dunia maya, tanpa kemudian mempertimbangkan investasi yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan. Dan hal ini membuat perusahaan juga kehilangan
momentum profit dari pemanfaatan teknologi informasi.
Hasil survey Gatner pada tahun 2010 menyebutkan kegagalan proyek entreprise teknologi
informasi menunjukkan prosentase tertinggi yaitu 57% adalah terletak pada
kegagalan dalam memenuhi batas waktu yang sudah ditetapkan, kemudian disusul
oleh masalah anggaran yang terlalu melebihi batas (54%), dan yang terakhir adalah
proyek entreprise IT/IS tidak bisa memberikan keuntungan buat perusahaan dan
bahkan proyek yang telah berhasil dibuat tidak bisa diterapkan dalam perusahaan
tersebut (41%).
Dari paparan hasil survei itu
membuktikan bahwa tata kelola pengawasan proyek teknologi informasi yang
dilakukan hanya terletak pada ketika proyek sedang berlangsung saja, artinya
tata kelola pengawasan hanya terletak pada fase pengerjaan proyek teknologi
informasi yang sedang dikerjakan, sedang fase yang lain atau pada aktifitas atau
yang biasa disebut umbrella activities tidak dikerjakan sebagaimana mestinya.
Proses
pelaksanaan pekerjaan dilapangan diperlukan satu mekanisme pengawasan agar
pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan perencanaan yang ada dan juga segala
perubahan yang diperlukan jika seandainya ada
akan bisa dilakukan penyes uaian dengan cepat dan akurat. Dengan
perencanaan proyek yang baik, diharapkan bisa memberikan peringatan sejak dini
bahwa proyek yang sedang dikerjakan menghadapi hambatan – hambatan sehingga secepatnya
bisa dikomunikasikan dengan semua pihak.
2.
METODE
2.1. Tahapan Pengawasan,
Proses Pengawasan IT Project
Menurut Robert J. Mockler (dalam bukunya The Management Control
Process, Prentice Hall, Englewood Cliffs,1972, halaman 2) pengawasan adalah
usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan
standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi
yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan
efektif dan efisien. Dalam proses perancangan pengawasan menurut Willian H. Newman (dalam bukunya Constructive Control, Prentice
Hall, Englewood Cliffs, New York, 1975, halaman 12-25) disebutkan bahwa
diperlukan lima jenis pendekatan yaitu ;
1. Merumuskan hasil yang diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang
melaksanakan.
2. Menetapkan penunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki
penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada
prinsip manajemen by exception yaitu atasan diberi informasi bila terjadi
penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu tindakan diganti.
2.2.Tahapan
Pengawasan
Tahapan pengawasan adalah merupakan
proses untuk menetapkan pengawasan proyek teknologi informasi, sehingga
perjalanan pengawasan akan menjadi terstruktur dan terorganisasi dengan baik.
Tahapan pengawasan ini meliputi beberapa hal yaitu tahap penetapan standar
(patokan yang dijadikan untuk pengambil keputusan biasanya meliputi standar
fisik, biaya, waktu), tahap penentuan pengukuran pelaksanaan proyek, tahap
pengukuran pelaksanaan proyek (proses yang berulang-ulang dan kontinue, berupa
pengamatan,laporan, metode, pengujian dan sampel), tahap pembanding pelaksaan
dengan standar dan analisa penyimpangan, tahap pengambilan tindakan koreksi.
Penetapan tahapan pengawasan dapat digambarkan
sebagai berikut;
Gambar 1 : Proses
Pengawasan
Gambar 2 : Bagian – bagian
dalam siklus pengawasan
2.3.Proses
Pengawasan IT Project
Proses adalah mekanisme yang menggambarkan proses
pengambilan dan pengawasan keputusan strategis Teknologi Informasi (Grembergen, De Haes &
Guldentops, 2004). Beberapa mekanisme proses yang umum atau ada dalam tata
kelola TI adalah sebagai berikut : Tracking of IT Projects and resources
consumed, service-level agreements, formally tracking business value of IT,
charegerback arrangements (Weill & Ross, 2004). Pertama adalah proses
persetujuan investasi TI. Proses ini bertujuan untuk menjamin bahwa investasi
TI menciptakan hasil yang berarti bagi perusahaan dibanding dengan peluang
investasi yang lain. Banyak perusahaan merumuskan proses persetujuan investasi
untuk menjamin ide-ide kreatif dan prioritas strategis dipertimbangkan dalam
keputusan investasi. Kedua Project Tracking Process. Sebuah langkah
penting dalam implementasi tata kelola TI adlah menciptakan disiplin untuk
mengikuti perkembangan dari proyek-proyek TI. Beberapa toola yang biasa
digunakan oleh perusahaan untuk melakukan project tracking, salah
satunya adalah Dashboard. Ketiga Formal Tracking of Business Value Process, kebanyakan
tantangan dari tata kelola TI yang efektif berasal dari sulitnya untuk mengkaji
nilai TI. Pengambil keputusan TI akan membuat keputusan yang efektif apabila
mereka mengerti dengan baik nilai yang perusahaan dapat dari TI. Pengkajian
formal terhadap nilai bisnis dari TI meningkatkan pembelajaran organisasi
tentang nilai unisiatif TI sebagai enabler. Tracking process meliputi
penentuan apakah penurunan biaya dan kenaikan pendapatan benar-benar terwujud.
Keempat service level agreements yang meliputi daftar servis yang
tersedia, tingkat kualitas alternatif, dan biaya. Kelima proses perancangan
sistem informasi. Dan mekanisme terakhir yang juga penting dalam tata kelola TI
adalah hubungan atau komunikasi dua arah yang efektif dan partisipasi yang baik karena seringkali
terlalu sedikit kepekaan TI terhadap bisnis atau sebaliknya kurangnya apresiasi
bisnis terhadap TI.
3.
PEMBAHASAN
3.1.
PENTINGNYA PENGAWASAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
Pengawasan
dalam setiap kegiatan proyek IS/IT akan mempunyai dampak terhadap setiap hasil
kegiatan tersebut. Ini tidak terlepas bahwa suatu kegiatan proyek akan selalu
menuju pada rencana proyek yang sudah dibuat. Tentunya dalam proses menuju ke
hasil proyek perlu di buatkan metode pengawasan yang benar dan sesuai proyek
IS/IT yang sedang dilaksanakan. Pengawasan akan menjadi sangat penting karena
dalam proses kegiatan proyek ada yang namanya resiko dan kualitas proyek.
Resiko dalam proyek IS/IT sangat rentan dan hal itu di mulai saat akan di
adakannya proyek (pra - proyek IS/IT), kemudian proses proyek IS/IT waktu
berlangsung, dan yang terakhir adalah saat hasil proyek akan di implementasikan
pada sistem bisnis yang ada (implementasi dan proses maintenance).
Dalam ketiga proses di atas tentunya akan
berbarengan dengan kualitas sehingga akan benar-benar sesuai perencanaan proyek
IS/IT yang ada. Yang perlu kita ketahui adalah dimana letak pengawasan itu
harus terlibat. Keterlibatan pengawasan proyek IS/IT harus selalu total dan
mendalam agar hasil proyek betul-betul baik dan benar sehingga akan bisa
membuat bisnis proses semakin bagus dan untung. Keterlibatan pengawasan pada
saat pra-proyek IS/IT akan sangat menentukan arah dari proses proyek akan menjadi
benar atau salah. Selanjutnya keterlibatan pengawasan pada proses proyek IS/IT
waktu berlangsung adalah untuk menjamin bahwa pelaksanaan proyek sudah sesuai
kaidah-kaidah atau standar IS/IT yang ada sehingga pengerjaannya akan selalu
berada pada jalur yang benar sehingga kualitasnya akan sesuai perencanaan
proyek yang ada dan berstandar organisasi IS/IT internasional. Pengawasan
proyek IS/IT yang terakhir adalah ketika proses implementasi hasil proyek ke
dalam proses bisnis yang ada. Tentunya yang terakhir ini akan mudah melakukan
pengawasan jika dua kegiatan yang di awal model pengawasannya betul-betul
dilakukan dengan baik dan benar.
Proses
implementasi tersebut akan dengan mudah di laksanakan, karena pelaksanaan
proyek IS/IT sudah sesuai dengan proses bisnis yang ada dan hal ini yang
berperan penting adalah pengawasan proyek IS/IT. Tentunya proses implementasi
akan di barengi proses maintenance awal dari proses implementasi proyek IS/IT,
dan hal ini hanya untuk memastikan bahwa tidak adanya kendala yang berarti pada
proses implementasi IS/IT ke dalam sistem bisnis yang ada.
3.2. PERBEDAAN
PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI DAN
PROYEK
LAINNYA
Dalam
beberapa kesempatan pekerjaan IS/IT yang saya jalani di beberapa tempat yang
berbeda, seringkali saya temukan beberapa hal yang membedakan karakteristik
proyek. Pengalaman saya seringkali membuat saya untuk berfikir apa yang
membedakan antara proyek bidang- bidang konstruksi dengan proyek IS/IT, adalah
mutlak kita mengetahui bahwa ilmu proyek sejatinya berasal dari proyek-proyek
konstruksi yang pelaksanaannya di seluruh dunia. Proyek IS/IT dengan
proyek-proyek lainnya tentu memiliki ciri khas yang berbeda walaupun terdapat
persamaan umum misalnya scope, cost, schedule, risiko, manajemen
pelaksanaannya.
Ciri
khas proyek IS/IT yang membuat beda dengan proyek pada umumnya adalah proses
pembuatan proyek yang mengedepankan notasi logika yang kemudian menerapkan
secara fakta pada suatu proses bisnis yang nyata (kadang notasi logika sulit di
ukur). Kalau proyek lainnya cederung pada perwujudan fisik yang sangat bisa di
ukur. Perwujudan fisik selalu bisa di ukur dengan cepat sehingga proyek
konstruksi mudah untuk bisa di awasi, tetapi sebaliknya jika proyek IS/IT
dengan kecenderungan yang susah di ukur maka proses pengawasan proyek juga
tidak mudah untuk di lakukan, karena harus pas dan tepat dalam membuat metode
pengawasannya.
3.3.MODEL PENGAWASAN PROYEK TEKNOLOGI
INFORMASI
Dalam menentukan metode pengawasan proyek IS/IT tentunya
kita harus mengadopsi dari framework PMBOK dari PMI (Project Management Institut)
atau dari framework yang lainnya. Sehingga pengawasan proyek IS/IT tidak hanya
mengawasi pada framework activities yang meliputi;
-
Communication
-
Planning
-
Modeling: requirements analysis and design
-
Contruction: coding dan testing
-
Deployment
Tetapi juga harus mengawasi Umbrella
activities yang meliputi;
-
Software project management
-
Formal technical reviews
-
Software quality assurance
-
Software configuration
management
-
Work product preparation and
production
-
Reusability management
-
Measurement
-
Risk management
Sehingga proses pengawasan proyek IS/IT tidak hanya
fokus pada bagaimana perangkat lunak bisa dibuat, yang resiko terbesarnya
adalah hasil dari proyek IS/IT kadang tidak bisa dipakai secara total atau
penyelesaiannya molor sehingga jauh dari kualitas. Inilah yang mendasari
kemudian bahwa pengawasan terhadap umbrella activities menjadi sangat penting
untuk dilakukan sehingga kualitas dari hasil proyek benar-benar menjadi ukuran
utama untuk proyek IS/IT. Proses pengawasan ini dilakukan karena proyek IS/IT
yang sebenarnya adalah susah untuk mengukur tingkat keberhasilan maupun tingkat
waktu penyelesainnya. Dan proses pengawasan seperti ini akan sangat membantu
pemilik proyek maupun pelaksana proyek, dimana pemilik proyek akan dengan mudah
mengukur pengeluaran biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk proses pembuatan dan
implementasinya dan bagi pelaksana proyek akan lebih terarah dalam
menyelesaikan proyek IS/IT yang dikerjakannya. Tugas pengawasan ini lebih pada
memastikan segala aktifitas yang ada dalam proyek IS/IT berjalan sesuai
koridornya, seperti di tunjukkan dalam gambar dibawah ini.
Gambar 3 : Pengawas Proyek IS/IT
Dalam proses pengawasan proyek teknologi informasi, kita
harus paham dan tahu tentang proses-proses yang terjadi dalam proyek itu
sendiri. Bukan saja hanya paham tentang proses pada waktu pengerjaan proyek
teknologi informasi tetapi lebih dari itu bahwa kita harus tahu dan paham
tentang hal-hal apa saja yang terjadi. Berikut adalah proses proyek teknologi informasi yang sering dipakai oleh
pelaksana pekerjaan.
Gambar 4 : Proses Pengawasan Proyek IS/IT
4.
KESIMPULAN
Dalam
melakukan pengawasan proyek IS/IT tidak harus terjebak hanya fokus pada
pengawasan aktifitas pembuatan perangkat lunak semata tetapi lebih dari itu setiap
kegiatan dalam proses aktifitas proyek IS/IT haruslah mendapatkan porsi
pengawasan yang tepat. Dan sifat dari pengawasan proyek IS/IT ini menyeluruh
sehingga akan di dapatkan hasil proyek yang benar-benar berkualitas baik dan
benar.
Proses
pengawasan proyek IS/IT ini meliputi dari waktu ke waktu sehingga dengan hal
tersebut fokus proyek akan bisa diperoleh dan jika terjadi kesalahan proses
pengerjaannya akan cepat segera diketahui, sehingga tidak akan mempengaruhi
waktu implementasi atau pergantian sistem yang lama ke yang sistem yang baru.
Proses pengawasan IS/IT yang menyeluruh ini diperlukan untuk mengurangi resiko
dalam monitoring and controlling proyek. Sehingga metode pengawasan akan
menjadi faktor terpenting dalam menjalankan pengawasan proyek IS/IT di manapun
proyek tersebut akan dilaksanakan.
Tata kelola pengawasan proyek teknologi informasi dapat dipetakan ke dalam
setiap aktifitas proyek, sehingga resiko kegagalan proyek akan sangat
diminimalisir dan juga aktifitas yang sedang ataupun akan mendapat hambatan
proyek akan segera bisa di carikan solusi yang cepat dan tepat.
5.
DAFTAR PUSTAKA
1.
Kathy Schwalbe. 2000. Information Technology Project Management
3th Edition. Course
Technology.
2.
ANSI,
“PMBOK Guide”, Edisi ke-3, American National Standard, 2004.
3.
IEEE Computer Society , “IEEE 1058-1998 Standard for Software
Project Management Plans “, IEEE Computer Society, 1998.
4.
Jack T.
Marchewka,Information Technology Project Management, Second Edition, Providing
Measurable Organizational Value, John Wiley & Sons , 2006.
5. De Haes, S. & Van Grembergen,
W. IT Governance Structures, Processes, and relational Mechanism: Acheiving
IT/Business Alignment in a Major Belgian Financial Group.
6.
Robert
J. Mockler, The Management Control
Process, Prentice Hall, Englewood Cliffs,1972.
7. Willian H. Newman, Constructive Control, Prentice Hall, Englewood Cliffs, New York, 1975,
Tidak ada komentar:
Posting Komentar